By Zalegające dokumenty przeznaczone do zniszczenia to problem w każdym biurze. Warto pamiętać, że dokumentacja zawierająca dane osobowe powinna być odpowiednio przechowywana przed zniszczeniem. Jak zrobić to wygodnie i zgodnie z prawem?
Zaktualizowana dokumentacja lub błędnie przygotowane dokumenty zawierające dane osobowe muszą podlegać procesowi zniszczenia zgodnemu z wymogami rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Nie wszystkie dokumenty są niszczone natychmiast po wytworzeniu — nie każdy biuro ma dostęp do specjalistycznych niszczarek zapewniających cięcie dokumentów na drobne ścieki, których nie można odczytać zapisanych danych. Zazwyczaj proces niszczenia dokumentów realizowany jest zbiorczo dla mniejszego lub większego zbioru dokumentacji. Jeśli w twojej firmie, instytucji czy organizacji zdecydowano, że niszczenie dokumentów w sposób zbiorczy, warto rozważyć wyposażenie biura w odpowiednie pojemniki lub szafki. Jakie funkcjonalności powinny mieć zasobniki na dokumenty przeznaczone do zniszczenia?
Pojemniki na dokumenty do zniszczenia
Doskonałym sposobem na przechowywanie dużej ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia są duże pojemniki. Ich zaletą jest pojemność — duże zasobniki potrafią zmieścić nawet do 240 l dokumentów. Taka pojemność przekłada się na ponad 50 dużych segregatorów wypełnionych kartkami papieru. Specjalistyczne pojemniki na dokumenty pozwalają przechować do 96 kg papieru. To ilość odpowiednia dla kilku wydziałów niewielkiego urzędu.
Niezwykle ważne z punktu widzenia ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji jest gwarancja bezpieczeństwa przechowywania, jaką dają pojemniki. zbudowane są one z nowoczesnego tworzywa HDPE, które jest odporne na działanie czynników atmosferycznych, wody, kwasów, benzyny czy alkoholi. Taki pojemnik powinien być wyposażony w klapę, która jest zabezpieczona zamkiem zamykanym na klucz. W ten sposób zabezpiecza się znajdujące się w pojemniku dokumenty przed dostępem osób trzecich. Co więcej, zamknięcie na klucz pozwala w razie pomyłki na szybkie wydostanie pomyłkowo wrzuconego dokumentu. Klapa w pojemnikach powinna być wyposażona w inteligentny wlot papieru. Jego konstrukcja powinna uniemożliwiać wgląd wewnątrz pojemnika, co dodatkowo zabezpiecza przed wyciekiem danych osobowych.
Pojemniki na dokumenty do zniszczenia to nie tylko bezpieczeństwo danych osobowych. ich konstrukcja pozwala na komfortowe użytkowanie. Zasobniki wyposażone są zazwyczaj w kółka oraz uchwyt pozwalające na łatwy transport wypełnionego pojemnika. Taka konstrukcja nie sprawia problemu w przewiezieniu dokumentów — co więcej chroni je przed rozsypaniem w czasie transportu do niszczarni. Zaletą pojemników na dokumenty do zniszczenia jest również i estetyczny wygląd, pozwalający nawet na personalizację. Dzięki temu mogą być one z powodzeniem umieszczane w biurach.
Szafki na dokumenty do zniszczenia
Innym rozwiązaniem pozwalającym na bezpieczne przechowywanie dokumentów do zniszczenia są szafki. Do złudzenia przypominają one klasyczne wyposażenie meblowe biur, dzięki czemu idealnie wtapiają się wystrój wnętrza. Są one mniejsze od wspomnianych wcześniej pojemników na dokumenty do zniszczenia i zazwyczaj muszą być systematycznie opróżniane. Szafki zgodne z RODO, podobnie jak pojemniki na dokumenty do zniszczenia, posiadają wlot papieru, który uniemożliwia wyjęcie dokumentów oraz ich wzrokową weryfikację, co zapobiega wyciekowi danych osobowych. Szafki na dokumenty do zniszczenia muszą być zamykane na klucz. Powinny posiadać także miejsce na plombę bezpieczeństwa.
Dobre szafki zgodne z RODO zazwyczaj wykonane są z płyty biurowej laminowanej, dlatego do złudzenia przypominają meble biurowe. Doskonale sprawdzą się w każdym biurze. Ich zaletą są stosunkowo niewielkie wymiary, Dzięki czemu można je bez problemu postawić w każdym miejscu w biurze.
W każdej firmie, organizacji i instytucji sprawdzą się zarówno pojemniki na dokumenty do zniszczenia, jak i szafki zgodne z RODO. Mogą być wykorzystywane komplementarnie w zależności od zapotrzebowania konkretnego biura na miejsce do przechowywania dokumentów przeznaczonych do utylizacji.
Comments